E-Mail ist ein mächtiges Werkzeug. Leider wird es für Werbezwecke (Spam), Betrugsversuche durch Datenausspähen (Phishing) und zur Verbreitung von Würmer, Viren und Trojaner missbraucht. Deswegen ist es heutzutage umso wichtiger, das Medium E-Mail richtig zu verwenden.
Als erstes muss klar sein, wenn man eigentlich anschreiben will. Dies kann eine Person oder eine Gruppe sein. Es wirkt viel persönlicher wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers auch wirklich im „An“ („To“)-Feld zu lesen ist. Gute Newsletter-Systeme verschicken personalisierte E-Mails an jeden einzelnen Empfänger. Eine Mailingliste (liste@domain.de) sehe ich eigentlich mehr bei Diskussionsgruppen (z.B. Diskussion über Star Trek, Mailrollenspiele etc.). Jedes Mitglied kann an diese Adresse schicken und jedes Mitglied erhält dann auch diese E-Mail. Mailinglisten für Newsletter sind zwar auch möglich, wirken aber oftmals nicht so professionell und gehen im Spam eher unter.
Eine E-Mail an mehrere Empfänger schreiben macht nur dann Sinn, wenn man diese auch zum gleichen Thema ansprechen möchte. Allerdings kann sowas bei Weihnachtsgrüßen doch eher als negativ angesehen werden („ich wurde nur mit auf die Liste geklickt“).
Als zweites gibt es dann das CC-Feld. Was bedeutet eigentlich CC? CC steht für Carbon Copy und heißt Durchschlag. Der klassische Durchschlag wird mit Kohlepapier gemacht. In einige Firmen gibt es noch Nadeldrucker, da diese für Behörden einen Durchschlag für ein Formular benötigen. Laser und Tintenstrahl-Drucker können keine Durchschläge erzeugen. Eventuell werden heutzutage auch noch Schreibmaschinen verwendet.
Nachdem wir jetzt wissen, wo die Abkürzung herkommt, können wir ihn nun auch sinnvoll einsetzen. Auf CC kommen Personen, die über den Schriftverkehr zwischen Absender und Empfänger informiert werden sollen/müssen. Die Person, die auf „Kopie“ gesetzt wurde, wird aber nicht direkt angesprochen – und es wird daher eigentlich auch keine Reaktion erwartet. Einige Kleingeister, die auf CC waren (und daher nur informiert werden sollten) könnten sich trotzdem angesprochen fühlen… Deren Antworten sollte man besser ignorieren, da sie meist nur störend sind. Wenn der Absender eine Reaktion erwartet, dann sollte die Person in „To“ stehen. Eine Ausnahme kann jedoch sein, wenn die angemailte Person zur Zeit nicht verfügbar ist und im CC die Vertretung steht.
Dann gibt es aber auch noch das BCC-Feld („Blind Carbon Copy“). Die sogenannte Blindkopie. Diese ist dazu gedacht weitere Personen zu informieren, ohne das der Empfänger das mitbekommt. Diese Möglichkeit wird auch wieder gerne für Fanmails oder Grüße missbraucht. Bei Weihnachtsgrüßen schreiben sich einige Absender auch gerne selber in das To-Feld und kopieren ihr ganzes Adressbuch in BCC. Das ist nicht gerade die feine bayerische Art.
Ganz wichtig ist natürlich noch ein aussagekräftiger Betreff („Subject“). Die meisten E-Mail-Programme zeigen in der Übersicht neben dem Absender und dem Datum nur den Betreff an. Ein sprechender Betreff ist daher zum auffinden wichtiger E-Mails notwendig. Der Betreff sollte aber auch nicht zu lange werden.
Die Informationen im Betreff sollten aber sinnvollerweise auch im Text selber nochmal auftauchen. Durch „Antwort: AW: Fwd: “ Ergänzungen wird der Betreff schnell unübersichtlich und die Information ist schwer zu finden.
Satzzeichen wie ! und ? sollten nicht zu oft verwendet werden. Eine Frage endet mit einem Fragezeichen. Wenn man ausdrücken will, dass man verwirrt ist, können bis zu drei Fragezeichen verwendet werden. Ausrufezeichen sollten für wichtige Aussagen einmal verwendet werden. Eine Mehrfachverwendung deutet entweder darauf hin, dass dieses Thema sehr sehr sehr wichtig ist, oder der der Absender Minderwertigkeitskomplexe hat.
In Forenbeiträgen werden Ausrufezeichen von Spielkindern inzwischen sehr häufig verwendet. Dabei hat sich inzwischen auch ein eigener Stil entwickelt. Dadurch das einige wohl bei mehreren Ausrufezeichen die Shift-Taste nicht richtig gedrückt hatten, waren zwischen den Ausrufezeichen auch Einser zu finden. Dies wurde aber dann zudem noch durch „elf“ ergänzt: !!!!111!1elfelf!!!!
Die Welt ist merkwürdig.